汪中求的博客
细节决定成败
http://wangzhongqiu.blog.ifeng.com
发表 管理 分类 简介 头像 功能 音乐 友情链接 模板 个性域名

怎么开会,在中国真是一个问题

2014-09-19 11:36:37 编辑 删除

归档在 我的博文 | 浏览 48956 次 | 评论 0 条

怎么开会,在中国真是一个问题

对于中国,首先是会多,甚至成灾。社科院政治学研究所2011年10月的《县处级领导干部日常工作生活观察》调研报告指出,162名县官一周时段内研究工作9.79小时、出差8.88小时、开会8.42小时、调研6.38小时、批阅文件5.25小时、陪同4.27小时、谈话1.00小时、接待来访0.89小时、走访慰问0.57小时。也就是说,如果调研也有一部分是会议形式完成的,走访慰问也可能伴随时间长短不一的会,那么就可以得出如下结论:干部(特别是大干部)耗时最多的工作是开会。

开会不纳入管理范畴在中国是常有的。1962年1月11日在北京召开的中央工作会议(扩大会,俗称“七千人大会”),因为林彪“讲了一篇很好的讲话”,毛泽东当即提出“建议”,会议延长几天,大家在北京过春节。于是,会议开到2月7日,前后27天。会议几乎失控,或者说随意到不必控制。

企业的会议管理好一些,但大企业也有“政府性会议病”,特别是中国国有企业总是套行政级别,主要领导因为唯我独尊和专横独断往往霸占会议或随意破坏会议规则。颇有自我批判精神的王石曾回忆自己刚刚卸任CEO时的心情:“第一天上班,三个小时都没人进屋汇报,非常不习惯。后来郁亮进来跟我汇报,刚讲到第四条,我说,你不用说了,我知道后面几条是什么。随后我就习惯性地提建议、做指示。”不开会了,习惯性的会议病保留了下来。

一直很纳闷:既然中国会多,为什么却根本不曾想到管理会议呢?最高级别的会实际上是认定一些规则的。比如,中国共产党的中央委员会一般要召开七次全体会议,多年运行就已经事实形成一些共同认识,至少内容界定上是如此:一中全会产生新的中央领导机构;二中全会决定向即将召开的全国人民代表大会推荐国家机构领导人员人选;三中全会处理经济问题;四中全会对党建问题进行研究;五中全会对制定下一个五年规划作出建议;六中全会一般对文化事务或社会事务进行研究并作出决定并决定下一年召开党的全国代表大会;七中全会则为即将召开的下一届党的全国代表大会作准备。

前文提及的《罗伯特议事规则》(Robert'sRules of Order)就是一本专为开会制定的一系列规则,这部厚厚的专著作者是亨利·马丁·罗伯特,从1876年初版到2000年已出到第十版。应该说,《罗伯特议事规则》是在洞彻人性的基础上,精心琢磨设计的最大化地实现了公平与效率的规则,对会议细节的把握堪称精致完美。这本书清楚地规定了有与会者的规则、主持会议的主席的规则、会议秘书的规则、不同意见的提出和表达的规则以及有关辩论的规则,还有不同情况下的表决规则。

《罗伯特议事规则》还有一些细节,比如动议、附议、反对和表决。如果一个人对某动议有不同意见,他必须向会议主持者说话,而不能向意见不同的对手说话。笔者想起一件趣事:2011年5月韩国国会外交通商统一委员会的会议室多了两个大瓷瓶,市价约合人民币30万元。如有议员在该会议室就敏感议案发生激烈争吵,该委员张南景弼就会提醒说,“如果打破那件瓷器,需要赔偿!”

这本美国几乎各级组织都知晓并经常引用的著作。其根本原则有四条:一是保护包括意见占多数的人和意见占少数的人的每一个人的权利,坚持所有会议权利人整体权利的“平衡原则”;二是全体成员选出领袖,将一部分权力交给领袖,但避免领袖将自己的意志强加在集体头上的对领袖权力的“制约原则”;三是多数人的意志将成为总体的意志的“多数原则”;四是每个人都有权利通过辩论说服其他人自由的“辩论原则”。

还有比较具体而微的原则,比如:一个提议被提出来以后,它就成了当前唯一可以讨论的议题,表决同意后搁置起来,再提出下一个提议;有若干人同时要求发言时,观点与上一位发言人相反者有优先发言权;必须进行正反两方分别表决,不可以正方表决达到表决额度要求,就不让反对方表决;反对人身攻击,反对辱骂或讥讽的语言。

中国经常开会、参会的人,一般认为开会是信息传递、统一认识、部署工作的有效手段;但在信息社会借助开会传递信息成本实在太高,丰田公司为了少开会和不开拖沓的会坚持全体站着开会,信息都公布在墙上,墙上的不同区域标注着黄色或红色的数据;除了信息确认之外,更深层的统一认识,靠开会其实是做不到的,很多领导总想通过一个报告会把自己的理念和想法强加于人,其实这种借会议洗脑的想法是颇为天真的;而计划好的组织不必每次都要通过开会来部署工作,分工表、进度表和甘特图等工具的使用比开会更为有效。

无论说多少,开会的首要问题其实是开会干什么的问题。会议的实质是议事,是一二人确定不了的复杂事物的讨论并形成决议的过程。如果对这一根本慨念不认同,以上一切都是废话,就不用再开一个会来讨论怎么开会了。

有不一样的发现

0
上一篇 << 开会解决问题:中国式误区      下一篇 >> 理念朝上,方法朝下
 
0 条评论 / 0 人参与 网友评论 跟帖管理

关于博主

wang_zhong_qiu

做不了大事,关注一点细节;说不出假话,难以保证不错。

博文相关

凤凰博报微信