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开会解决问题:中国式误区

2014-08-14 10:05:15 编辑 删除

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开会解决问题:中国式误区

日前,朋友微信转来一篇语录体短文《会议是一切生产力的来源》。看完着实吓一跳,真要害死很多人啊。

且不说文中概念的混乱,比如把开会与学习混为一谈,把交流与开会等同起来等;更不说内容本不是谈会议,而是一大堆与成功、沟通、决策、教育等所谓“名言”潦草地装在一个框子里;就是对会议本身的理解就更是极其褊狭,比如“远离会场,就是阵亡的开始”、“一场会议就是一个团队发展的分水岭”、“会场是根,会议是魂”、“会议的频率决定团队的一切”,如此等等。

也许有一部人会欣赏这篇杂乱无章的东西。因为中国无论政府和企业本来会议就多,而且很多人相信问题往往靠会议解决;很多领导者,习惯于通过开会来解决问题和困难。

关于开会,有一本著名的书《议事规则》(商务印书馆出了中文版),作者罗伯特系统介绍了关于开会的几乎所有问题,以至于西方政府和大企业的文件对一些未尽事宜常常表述为“参见罗伯特《议事规则》”。中国的各级官员多数时间在开会,中国人如果企业稍大或业务复杂或人员众多也总是要开很多会,只是极少有人去学习那本关于如何开会的专著。于是,中国太多组织会议成灾,令太多参会者苦不堪言。政府如此不便说,企业如此就荒唐。

笔者不敢说自己是专家,但关于会议的确有一些常识问题亟需梳理清楚。说得好听点,拯救人们于水火,把人从没有效率的浪费光阴的会海中捞出来。

什么是会议?你可能认为我太傻了。其实,每个人理解的会议概念是很不同的。上百度查询“会议”,可以找到一亿条相关索引。我们且以“百度百科”对“会议”的解词“集合三人以上相与议事,并遵循一定的议程,所举行的一种集会”来讨论,以企业为对象来分析,以减少会议为目的来展开。

有一些与开会接近的概念,需要区分开来。信息披露和沟通与开会很相似,但不是会议,或者说不用开会。如果只是把一些资讯与一部分人分享(一般表现为单边的,不太急于得到反馈的)方法多的是,不用专门开个会。有很多人,特别是一些领导,无论想跟人说点什么,甚至具体内容自己还没想好却产生了说话的冲动,动不动就开个会,往往参会范围还很宽(或者说不知道范围应该多窄)。沟通虽然是双边的,需要及时得到确认或反馈,但一般范围小,也不一定要开会,简单三两个人碰个头,信息互通几个来回就清楚了。所以,能不开会的就借助各类媒介分享信息和通知事项而不用开会,能少数人沟通的就别把那么多人叫上坐到一起来。很多公司需要讨论的还不是怎么开会,而是怎么不开会。用当年据说是列宁同志的话说,“开一个如何减少会议的会”。

开会的主要目的是议事,没有“议”的可能就不是会议,也就不用开会。比如教育,比如训练,就不是开会,就不用开会的方式进行。企业的员工教育一般是指思想的统一或改造过程,基本不属于讨论具体事的范围,下属多数没有“议”的权利,只带耳朵不带嘴巴,处于被接受状态。这本不是开会,也基本没有多大用途,但领导往往认为自己有洗脑的能力,天真地掏出时间成本做这种没有价值至少价值微乎其微的事情。员工训练的重点在于“练”,要动起来,而不是“君子动口不动手”,有的练还要到一线到现场去,这就更不是开会的范围。我在很多培训课上提到“中国现阶段最重要的培训是,立足岗位的程序训练”,说的就是这一类,切实通过“练”达到会做本职岗位的事的目的。

我非常反对凡会都开成层级会议,比如部长会议、副科级以上会议,把开会当成某种权利、福利和荣誉。如果承认开会是“议事”,大多数会议不应该是某一个级别的人在一起能议出来的,应该是某一个类别或某一部分相关人员集中讨论的。比如一个质量指标的分析和认定、一个质量事件责任的认定,就应该是与质量管理或事件相关人员一起开会,而不应该是什么级别堆在一起天南地北地纵谈。企业当然存在某一个层级干部集中决策的会议,但真正的议事更多是一事一议,自然一事一会,迅速召集,短时开完,避免许多无关者陪会浪费时间。领导们很不习惯会场有人进进出出,讲究实际的会议应该允许有人进出,什么时间段讨论你的问题你才进来,完事就可以出去,因为与你没有太大关系。

我还坚决反对动辄开综合型会议,一个会参加人员复杂,讨论议题涉及面极广,甚至开会前都不知道有哪些事要议,有些主持人总喜欢说“哪位还有什么事”,实在是无准备之会。难怪没有必要的会议那么多,会议根本就没有进入受控状态,或者说没有会议管理。会议过程中的管理固然需要,比如“发言要简练”、“允许发表不同意见”,但更重要的是首先要杜绝没有必要的会和没有准备的会,那才是彻头彻尾的浪费。

马克思说过,人类社会一切的浪费归根结底是时间的浪费。企业人是有成本的,企业干部有更高的成本,开没有价值的会显然是时间的巨大浪费。日本企业的会议成本公式是:参会人数×会议时长×人均小时收入×2×3+会议直接成本,其中的“×2”是一个有用的会需要一倍的时间去消化或分解,“×3”涉及的是机会成本,一个人开会直接浪费的会议时间的消耗,但实际上企业雇佣你是要你挣3倍以上的利益的,但你来开会了就放弃了挣钱的机会,等于实际浪费了开会时间3倍的机会收益。领导随意决定开一个会,想过它的成本多大没有?

深层次讨论,习惯借助会议来解决工作问题,在企业文化层面,很容易破坏企业的“法治”,使之更加显现“人治”色彩。会议多,习惯开会解决问题,总是一大堆事塞在一个《会议纪要》里,里边各种解决方案、各种指示、各种要求,文中大量的“必须”,结尾一个“遵照执行”;姑且不说这样未必能解决问题,就算能解决也是行政命令式的,是官本位的。管理也必须“法治”(这个话题以后详谈),都靠领导开会下命令,始终不习惯借助规则解决问题,不习惯以流程、步骤、标准解决问题,领导越来越忙,越来越成为“119”,越来越是领导觉得企业“离不开我”。更何况领导在开会做决定时,下达新的指示时,每一条能否与过去的管理文件相一致,哪些内容与企业几经讨论决定的管理规则是增加了、减少了还是干脆冲突了,可能根本顾不上。企业管理的规则就经常被领导一次会议踢飞了,一地鸡毛,企业也就很难走向“法治”。

企业不开会当然会失去更多人集思广益的机会,但会议过多只会使企业效率下降、管理成本增加,甚至使企业离规范管理越来越远。

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