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再论秘书的难当

2014-03-17 10:31:20 编辑 删除

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再论秘书的难当

我当过六年总经理(现在,不当老大很多年了),用过4个秘书。第一个湖南小女孩,董事长配给我的;第二位湖北人,挺能干,去别人的公司高就了,我很高兴,祝贺她;第三位是男孩,不卑不亢,用得挺顺手,被一个当董事长的好朋友看上,送去给他当部长了,能往高处走,支持;第四位四川人,读书少一些,进修去了,更赞成,不知现在出息了么!

对秘书的使用,我觉得应该尊重、严格、保护。太多的故事,只讲一个。某日,我出差,秘书急忙从办公楼追出来,给我送来充电器,我真诚地向她道谢,但下车时结伴同行的另一家公司老总见我并没有把充电器放进行李箱,很奇怪地看着我,我于是作解释说:“我已经带有一个旅行充电器了,但秘书匆忙追上来,特意为我送来充电器,以为我忘了,这是工作用心的表现,应该肯定她。所以不必直说这个充电器不用”。这是个“小节”,但值得着意,因为,我需要保护秘书的这种服务热情和工作主动的态度。

秘书很重要,秘书又很难当。

我当过2年秘书,是90、91年,我的上司是副厅单位的正职,于是我也“鸡犬升天”了,从一个中学老师,一下子就成了级别不高(副科)权力不小的角色啦。文字的工作倒是没有多大问题,写的稿子、起草的文件、做的纪要,经常是不用老大多改的,但我的秘书当得并不成功,对复杂的社会的适应速度太慢。说句很多人不愿听的话,政界的秘书要懂两点:察言观色、顺势逢迎。我这一点不行,犯了很多“错误”。于是,“南巡讲话”后,我就下海了,给香港资本家打工,心甘情愿地受资本家剥削去了。

在企业,这个方面就好得多了,至少我用秘书不希望这样,我要的是勤奋、得体、有序、精细、效率,当然,想做点事需要一些牺牲,尤其不可能完全按时上下班。听到下班铃就走,一拖班就讨论加班工资,就等着别人抢你的饭碗罢,尽管你是懂劳动保护法的,但你更要懂中国的初级阶段。

在此,作为曾经的老男秘和后来用过多位秘书的“过来人”,给正在或准备当秘书的同仁20点提示:

1.      必须有更多付出,不能太计较时间和报酬;

2.      不会摆弄文件夹,不宜当秘书;

3.      常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记;

4.      学会记录,只要在场能记录的别拉下,说不定什么时候有用;

5.      开会少发言,勤记录,记住是列席;

6.      有调查研究和了解情况的权力,但绝对没有指令权;

7.      为了写东西,多做标准文本准备;

8.      对其它同事不可有骄娇之气;

9.      无论对上、对下,多用“请”和“谢谢”准没错;

10.  不要上网做与工作无关的事,也许别的同事可以;

11.  手机永远是振动,网上QQ也不要有唧唧的叫声;

12.  要细心,学会在小事情上为上司补缺;

13.  常规性的琐碎事务,不要让人有半点不放心;

14.  适时地提示,温和地提醒;

15.  不是上司问及,不议论同事的不好;

16.  如果一周以上都觉得没什么事情做,该考虑换岗或辞职;

17.  少喝酒,不能醉,如果上司老让你喝酒甚至不在意你醉酒,就已经不是真正的秘书了;

18.  穿衣服有工装最好,不要为了取悦自己穿太性感的衣服;

19.  异性秘书,对上司的生活部分不宜太关心,对上司的家人彬彬有礼就够;

20.  切不可产生办公室恋情,如有萌芽立即走人。


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